会費を徴収する方法とは？問題点や会費徴収システムも詳しく解説
スキルや知見を活かした、オンラインサロンやスクールを運営する企業や個人が増えています。ただし、実際に運営してみると課題となるのが、会費の徴収です。
この記事では、会費の徴収で発生する問題点や会費を徴収する方法などを解説します。会費徴収で活用できるシステムも紹介するため、ぜひ参考にしてください。
目次
｢会費｣とは
そもそも会費とは、会を運営、維持するために必要な費用を指します。サロンなどの会に所属している人を会員とし、会を運営するための費用を負担することになります。
そして徴収とは、会費を集める行為を指します。個人や小規模法人において、会費を徴収するようなサービスを展開しているケースも多いでしょう。代表的なものとしては、オンラインサロンやオンラインレッスン、コンテンツの販売などが挙げられます。
企業でも、Amazonプライムやローソンチケット、各新聞社のサブスクなど、会費がかかるサービスを展開しているところは多くあります。インターネット上の会費は、会を通してサービスやコンテンツ、商品などを提供する企業や個人が徴収することが一般的です。
会費徴収における問題点
会費を徴収する際には、問題が発生するケースもあります。ここでは会費徴収における主な問題点を2つ解説します。
入金の消込
入金の消込とは、未収入金や売掛金などの請求額と実際の入金額との照合をする作業です。会費の入金が確認された際には、入金消込を行わなければいけません。また、期日までに入金されたかどうかも確認する必要があります。詳しくは後述しますが、入金がない場合は未払い者への督促が必須となるため、手間がかかります。
決済方法によっては1件ずつ確認が必要なため、工数が多くかかり担当者の負担が大きい業務です。
未払会員への督促
会費を期日までに支払わない未払い者がいる場合には、督促を行って入金するように促す必要があります。督促を行うことは精神的な負担が大きく、ストレスを感じる人も多いようです。
また、督促には督促状の作成や電話で督促するなどの作業があり、入金されるまで続ける必要がありますが、会員が脱会しないよう配慮しながら実施しなければいけません。そのため、作業に時間や手間がかかるのはもちろんですが、心理的負担も大きくなりがちです。
会費を徴収する方法
会費を徴収する方法は大きく分けて5つです。
- 現金
- 銀行振込
- 口座振替
- コンビニ決済
- キャッシュレス決済
ここでは、各方法について解説します。
現金での徴収
現金での徴収はもっともオーソドックスな徴収方法です。ただし、会費を徴収するために相手先まで出向く必要があり、コストがかかります。また、留守の場合には再度訪問しなければいけないため、効率も悪いです。
現在はオンラインでサービスや商品を販売することが一般的で、オンラインサービスの場合は現金で徴収することはほとんどありません。
銀行振込で徴収
銀行振込は、銀行口座を持っていれば誰でも利用できる徴収方法です。会員側が口座を持っていなくても、徴収する側の口座があれば利用できます。ATMが稼働していればいつでも振込可能なため、遠方の会員や仕事中という人からも手軽に徴収しやすいでしょう。
ただし、振込手数料がかかるため、手数料をどちらが負担するかをあらかじめ決めておく必要があります。また、振込上限の上限額を超える場合は、窓口で振り込まなければいけません。
口座振替で徴収
口座振替は金額や日時を指定しておき、自動的に会員の口座から会費が引き落とされる徴収方法です。口座残高が不足していなければ確実に集金できるため、集金が容易で担当者の負担も軽減されます。また、引き落としの日時も毎月決まっているため、入金確認もしやすく業務負担が軽くなります。
ただし、口座振替の手続きが必要になるため手間がかかる点はデメリットです。徴収される側と集金する側双方が、口座を持っている必要もあります。
コンビニ決済で徴収
コンビニ決済はコンビニのレジで会費を支払ってもらい徴収する方法です。公共料金や税金の徴収、ECサイトで購入した商品の支払いなどにも利用されています。コンビニは全国どこにでもあるため、会員が利用しやすいという点は大きなメリットでしょう。
また、払込票や振込用番号などを提示してコンビニのレジで直接支払うことになるため、クレジットカードがなくても決済できます。そのため、若年層や高齢者からも徴収しやすい方法です。
キャッシュレス決済で徴収
キャッシュレス決済とは、現金を使わずに会費を徴収する方法です。キャッシュレス決済の場合、クレジットカードの利用が多くなっていますが、ICカード式の電子マネーやQRコード決済なども利用されています。キャッシュレス決済が主流になりつつあり、利用している人も多いため、徴収しやすいでしょう。
クレジットカード決済なら、登録したカードから自動で決済されるため、手間がかからないこともメリットです。
会費徴収システムは運営にも有効
会費を徴収する際は、会費徴収システムを使う方法もあります。ここでは、会費徴収システムの概要や種類を解説します。
会費徴収システムの概要
会費徴収システムとは、会員情報の管理や入金管理、会費の自動決済といった会の運営や管理をサポートするシステムです。月額制や年額制で会を運営しており、毎月の会費を徴収しているような業態に向いています。
会費徴収システムでは会員情報と決済手段の紐づけが可能です。口座情報などを会員情報に紐づけることで自動決済が可能となります。また、入金情報はリアルタイムで管理画面に表示され、徴収済み・未払いの有無も確認できます。
そのため、事務作業の負担軽減やヒューマンエラーの防止、多様な決済手段への対応などに役立ちます。
会費徴収システムの種類
会費徴収システムにも種類があり、既存会員の管理業務を効率化する目的のものと、新規会員獲得を目的としたものに分かれています。
既存会員タイプでは、会員情報と決済情報の紐づけが可能で、既存会員の決済情報をリアルタイムで確認できることが特徴です。一方、新規会員タイプはオンラインでの申し込みやキャンセル機能などを備えています。そのため、新規加入者を獲得しやすいでしょう。
会費徴収システムのメリット
会費徴収システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、2つのメリットを解説します。
入金管理の効率化と未払の防止
会費徴収システムでは、入金状況の管理が容易にできます。決済とその結果がリアルタイムかつ自動で反映されます。リアルタイムでの入金確認もできるため、未払いの会員を見逃すこともありません。そのため、ヒューマンエラーや確認のための業務負担軽減につながります。
また、リマインド機能が搭載されているシステムなら、未入金の会員への督促も自動化できます。精神的負担の大きい督促業務を自動化できることは、大きなメリットです。オンラインで手続きできるため、申込み業務の効率化にもつながり、会費変更などもスムーズに行えます。
新規会員が獲得しやすくなる
会費徴収システムを導入することで、多様な決済手段に対応できます。そのため、柔軟な決済手段をアピールすることにつながり、幅広い層にアプローチしやすくなります。また、クレジットカード決済などに対応することで、手数料の無料化も実現できるため、新規会員を獲得しやすくなるでしょう。
入会手続きや各種手続きのオンライン化もメリットです。オンラインで完結することでも申込みハードルが下がり、見込み客の取りこぼし防止にもつながります。24時間対応も可能となるため、好きなタイミングで申し込める点も大きなメリットでしょう。
まとめ
会費とは、会の運営や維持に必要な費用です。オンラインサロンやスクールなど会費制のサービスを提供している場合、会費の徴収は大きな負担になります。会費の徴収や会員管理の効率化のために、会費徴収システムを導入するという方法もあります。会費徴収システムは会員情報と入金管理を一元化でき、管理の負担軽減につながるでしょう。
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