フリーランスの請求書の書き方は？注意すべき点や請求書の保存期間も解説！
フリーランスとして活動するうえでは、請求書の取り扱いに注意が必要です。この記事では、フリーランスが請求書を作成する際に記載すべき項目について解説します。請求書の具体的な作成方法やフリーランスの請求書の書き方なども解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
フリーランスが請求書で必ず記載する項目
請求書は特にフォーマットが指定されているわけではありません。ただし、消費税の仕入税額控除を受けるには、法律で定められている必須の項目を記載する必要があります。具体的には以下の項目です。
- 書類作成者の氏名（名称）
- 取引年月日
- 取引内容
- 税込みの取引金額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名（名称）
フリーランスが請求書に記載することが推奨される項目
フリーランスが取引先に入金してもらうには、請求書に必要な情報の記載が求められます。請求書への記載が推奨されている項目をまとめると、以下のとおりです。
- 請求書番号
- 振込先の口座情報
- 振込手数料
- 支払期限
請求書番号とは、請求書を管理するために任意で設定する番号です。一般的には、日付と順番を組み合わせて請求書番号とします。振込手数料はどちらが負担するか事前に決めておき、振込先の口座情報とともに明記しましょう。
請求書を作成する方法
請求書はどのように作成すればよいのでしょうか。ここでは、請求書の作成方法について解説します。
市販の請求書を活用する
請求書の作成方法について細かい決まりはないため、必要な情報を記載して発行すれば問題ありません。一般的な項目をまとめた請求書のフォーマットも市販されており、それを利用すれば必要な情報を記載するだけで請求書を発行できます。パソコンや電子機器のトラブルによる影響がなく、内容が改ざんされるリスクも低いです。ただし、作成に時間や手間がかかり、計算ミスも生じやすいという注意点があります。
WordやExcelで作成する
WordやExcelを使用して請求書を作成する方法もあります。すでに触れているとおり、請求書のフォーマットは特に定められていません。WordやExcelなら、状況に応じてレイアウトを自由にカスタマイズできます。一般的な項目をまとめたテンプレートも多く配布されているため、手間をかけずに請求書を作成できます。
会計ソフトを活用する
請求書を作成する機能が搭載されている会計ソフトも多いです。会計ソフトの機能を活用すると請求書の作成を自動化したり、送付をオンラインで済ませられます。
なお、会計ソフトは2種類に大別できます。社内にサーバーやソフトウェアを設置するオンプレミス型と、オンライン上で利用できるクラウド型です。
フリーランスの請求書の書き方
フリーランスの請求書は、どのように記載すればよいのでしょうか。具体的な書き方を解説します。
1. 請求書のあて先
フリーランスの請求書の宛先には、発注者の社名、事業部名、担当者名などを記載します。敬称は、企業や屋号宛は「御中」、個人宛は「様」です。発注者と異なる社名を指定される場合もあるため、事前に確認しましょう。発注者の住所を記載する必要はありませんが、仮に記載しても問題はありません。
2. 請求内容
請求内容として、代金を請求する商品やサービスの名称とともに金額を記載しましょう。商品については商品名とともに品番を記載する必要があります。数量がある内容なら、取引した実際の数量も忘れずに記載してください。発注者によって書き方に希望がある場合もあるため、事前に確認することも大切です。
3. 消費税の表示
基本の消費税は10%ですが、軽減税率の対象になる場合は8%になります。請求内容は税率ごとに分けて記載し、それぞれの合計を取引金額として記す必要があります。軽減税率が適用される取引については、その旨がわかるように記載しましょう。
4. 発行日
請求書の発行日は、請求書を作成した日や請求が発生した日などです。ただし、発行日は発注者の締め日に合わせて記載するパターンが一般的です。発注者によって締め日の考え方や基準が異なり、必ず事前に確認する必要があります。必ずしも請求書を作成した日が発行日となるわけではないため、注意が必要です。
送付日の設定については特に決まりはないものの、納品の完了に合わせて発行する場合がほとんどです。
5. 支払期日
支払期日とは、請求書に記載された金額を支払う期限です。支払の遅延を防ぐためにも、請求書には忘れずに記載する必要があります。フリーランスの場合、基本的に支払期日は発注者から指定されるため、事前に確認したうえで請求書に記載しましょう。
なお、下請代金支払遅延等防止法により、支払期日は商品やサービスの受領から60日以内とされています。
6. 発行者
発行者は、請求書を作成するフリーランス自身です。氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を記載しましょう。なお、屋号がある場合、氏名ではなく屋号を記載しても構いません。ただし、振込先の口座が個人名なら屋号だけでなく個人名も記載し、請求書と送金先をすぐに照合できるよう配慮する必要があります。
7. 振込先
請求金額の入金を希望する振込先の口座情報を記載しましょう。記載すべき具体的な項目をまとめると、以下のとおりです。
- 銀行名
- 支店名
- 口座の種類
- 口座の名義
- 口座番号
口座の名義は分かりやすくするため、カタカナによる記載が推奨されています。振込手数料を発注者に負担してもらうなら、その旨も明記する必要があります。
8. 特記事項
請求書の項目以外に発注者へ伝えたい内容がある場合は、特記事項の欄に記載します。たとえば、支払期日を変更する条件や分割払いなどに関する内容です。取引先に振込手数料を負担してもらう場合、特記事項の欄に記載するケースが多いです。
9. 請求書番号
請求書に番号を振って管理している場合は、右上に請求書番号を記しましょう。請求書番号があると請求状況や入金の有無などを確認しやすくなります。必須ではないため、記載しなくても特に支障はありません。
フリーランスが請求書発行で注意すべき点
フリーランスが請求書を発行する際は、気をつけたいこともあります。注意点について詳しく解説します。
源泉徴収税の有無
フリーランスとして特定の業種の法人と取引する場合、報酬金額から源泉徴収税額が差し引かれて入金されます。源泉徴収の有無は報酬によっても異なります。所得税の源泉徴収が義務付けられている報酬の例をあげると、以下のとおりです。
- 原稿料
- 講演料
- 弁護士や司法書士への報酬
- プロのスポーツ選手への報酬
- 映画やテレビなどの芸能関係の出演料
源泉徴収税額の記載は義務ではないものの、トラブルを防ぐには記載したほうが安心です。
※参考：
印鑑の種類や有無
請求書に印鑑を押さなくても法律上問題はありません。しかし、商慣習的には請求書への押印が一般的です。トラブルを防ぐには請求書に印鑑を押したほうが無難でしょう。フリーランスは氏名の横に認印を押してください。
振り込み手数料の負担者
請求金額が確定したら、支払期日までに銀行振込で支払う場合が多いです。銀行振込には手数料がかかるため、受注者と発注者のどちらかが負担する必要があります。発注者に負担してもらうなら、請求書にもその旨を示しましょう。また、正確に振り込めるよう、口座番号や名義などは正しく記載してください。
消費税の書き方
請求書では、税込金額の記載が原則です。税抜価格で契約している場合は、消費税を記載しなくても構いません。
ただし、一般的な請求書には、税込金額、税抜価格、消費税額の3種類が記載されています。発注者から指定や要望がない場合、特に理由がなければ3種類すべてを記載しましょう。
フリーランスの請求書の保存期間
請求書には保存期間があります。ここでは、請求書を受領した場合と発行した場合の保存期間について、それぞれ解説します。
請求書を受領した場合
フリーランスが受け取った請求書は、確定申告の期限の翌日から原則として5年間保存する必要があります。フリーランスには青色申告事業者と白色申告事業者がいますが、保存期間に違いはありません。
請求書を発行した場合
請求書は原本を送付するため、そもそも手元に請求書が残りません。請求書の控えを作成する義務もなく、保存期間は気にしなくてよいです。
ただし、控えを作成した場合は保存義務が発生します。保存期間は、確定申告の期限の翌日から原則として5年間です。
まとめ
フリーランスが請求書を作成する場合は、さまざまな項目を記載する必要があります。フォーマットが定められているわけではないため、独自に体裁を整えて作成すれば問題ありません。ただし、必要な情報を漏れなく記載することが大切です。
メンバーペイは、オンラインでサービスを簡単に販売できる決済サービスです。登録から利用開始までにかかる時間は、最短30分となっています。手数料は業界最安の水準であるため、ぜひ活用してください。
